【園関係者必見！】保育園の管理システムとは？できることやメリット・デメリットなどを解説

保育園の日々の運営は、多岐にわたるタスクと厳格な管理が求められ、その負担は決して軽いものではありません。近年、保育園の管理システムが注目されるようになりました。そのため、保育園の管理システムが気になっている園関係者の方も多いでしょう。

この記事では、保育園の管理システムでできることや、導入時のメリットとデメリットなどを解説します。保育園で管理システムを利用しようか迷っている方はぜひこの記事を参考にしてみてください。

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引用元：保育のカタチ

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保育園の管理システムとは？

保育施設の運営をデジタル化する保育園管理システムとは、職員の出勤状況を管理したり、子どもたちの情報を一元管理したりできるシステムのことです。

保護者の方々とのやり取りを円滑にするための機能も備わっており、業務の効率化を図れるため、保育の質の向上に役立つシステムといえるでしょう。

保育園における管理システム導入が求められている理由

現代において、保育園の運営は多くの課題を抱えています。特に深刻なのが、保育士不足と残業の多さです。これらの問題を解決し、スムーズで効率の良い日々の業務を目指すために、保育園における管理システムの導入が不可欠となっています。

ここでは、保育園の管理システム導入が求められる理由について解説します。

保育士不足

近年の保育業界は、保育士不足のため、管理システムによる業務効率化が求められています。

働き手が不足する中で保育の質を維持することは日増しに困難になっており、1人あたりの負担を減らすことが求められているのです。

管理システムを導入することで、日々の業務を効率化し、保育士一人ひとりの業務量を減らすことが可能となっています。

残業の多さ

保育業界には、残業が多いという問題もあります。詳細な報告書の作成や、園児の情報の記録など、手作業による細かい作業が多く、残業しなければならない保育士が多いのが現状です。

管理システムを導入することで作業の効率化を図り、業務のスピードを上げることが可能なため、残業時間の短縮にも役立ちます。

業務負担軽減と人為的なミスの防止

保育園の業務は子どもたちの安全と直結しているため、細心の注意を払わなければなりません。しかし、業務負担が大きいと精神的、肉体的に疲労が蓄積し、人為的なミスを引き起こすリスクが高まります。

管理システムを利用すれば、データの入力ミスなどを減らすことができます。結果として、質の高い保育サービスを提供し続けられる環境を整えることが可能となるのです。

勤務形態の多様化による負担軽減

保育士の勤務形態は非常に多様で、フルタイムからパート、時短勤務までさまざまです。これにより、スタッフのシフト管理やそれに伴う業務調整が複雑になるケースも増えています。

また、正規雇用と非正規雇用では、勤務条件や給与体系に差が生じることがあり、管理作業が一層複雑なものとなりがちです。

個々の出勤状況を手作業で記録する場合は、時間がかかるだけでなく、手作業に伴うヒューマンエラーのリスクも高まります。管理システムを採用することによって、迅速かつ簡単に勤怠の管理が可能となるため、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。

保育園管理システムでできること

ここからは、保育園管理システムでできることについて確認します。

• 職員の勤怠・シフトなどの管理
• 園児の登降園・保育料などの管理
• 連絡帳や写真などの共有

それぞれ詳しく見ていきましょう。

職員の勤怠・シフトなどの管理

保育園管理システムは、職員の勤怠やシフトなどの管理を行えます。

保育園管理システムの導入によって、職員の方々の日々の作業負担を減らし、保育の質の向上につなげられます。

園児の登降園・保育料などの管理

保育園管理システムでは、園児の登降園・保育料などの管理も行えます。

管理システムによりデジタル化することで、紙や手作業による管理の手間を削減できます。

連絡帳や写真などの共有

保護者との連絡は、送りや迎えのときのちょっとした時間で情報を共有していることが多いのが現状です。保育園管理システムを使えば、お知らせを簡単にメールでまとめて送信できます。

さらに、保育園管理システムには写真を保存して、保護者と共有する機能もついているので、写真の共有も簡単になります。

保育園管理システムの費用相場

毎月の料金は、保育園の規模やどのような機能を使うかによって異なりますが、クラウドサービスであれば、だいたい5000円から数万円の範囲のところが多いです。一定の価格で使えるプランや、在籍する園児の数に基づいた料金設定のシステムもあるので、予算内に収まるサービスを利用すると良いでしょう。

「保育所等のICT化を進めるための補助金」や「業務改善に向けたICT支援事業の補助金」を利用して導入することができるサービスも少なくありません。補助金の申請に適したプランの見積もりを取って、それをもとにどのサービスが最適かを比較するのもおすすめです。

補助金について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。

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保育園管理システムを選ぶ際の比較ポイント

多くの保育園管理システムが提供されている中、どのように最適なものを選ぶべきか知りたい方もいるでしょう。ここからは、保育園管理システムの比較ポイントを紹介します。

• ログインが容易で使い勝手は良いか
• 機能は充実しているか
• セキュリティは万全か
• 補助金の対象となるか
• サポートは充実しているか

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ログインが容易で使い勝手は良いか

保育園管理システムは、ログインが簡単であることが大切です。スマホアプリが使えると、移動中や休憩時間など、すきま時間を有効活用できます。

また、使い方が直感的でわかりやすいデザインかどうかも、ポイントの1つです。保護者の方にとっても、子どもの日々の様子や大切な通知を手軽に確認できるアプリは重宝します。複雑なログイン手順は避け、簡単にアクセスできるシステムを選びましょう。

機能は充実しているか

機能は充実しているかもアプリ選びの大事なポイントです。食事や睡眠の記録・出席状況のチェック・アレルギー情報の管理など、日々のさまざまな記録や管理をアプリでできれば、パソコンをわざわざ使う手間が省けます。

選ぶ際は、実際に必要な機能があるか、使いやすいかを見ることが大切です。自園に必要な機能がそろっているかをしっかりと確認しておくと良いでしょう。

セキュリティは万全か

保育園管理において非常に重要となるのが、個人情報を含むデータのセキュリティです。保育園の情報は、子どもたちの安全に直結する大切なデータが多いため、高いセキュリティ対策が施されたシステムを選ぶことが重要です。

職員の役職に応じたアクセス権限の設定・操作ログの厳格な管理・データの暗号化・利用可能なIPアドレスの制限・外部の監査機関によるチェックなどが整っているシステムを選ぶと良いでしょう。

補助金の対象となるか

保育園管理システムを導入する際は、国や自治体からの補助金が使えるかどうかもチェックしてみてください。補助金が使えれば、コストを抑えつつ導入ができます。

補助金の申請方法や必要な書類の準備など、サービス提供者がサポートしてくれることもあるので、導入を検討する場合は直接サービス提供者に聞いてみるのも良いでしょう。

サポートは充実しているか

保育園管理システムを選ぶ際は、使用方法についての質問やトラブル発生時のサポート体制など、導入後のフォロー体制が整っているかも重視しましょう。

トラブルがあったり、使用方法に疑問が生じたりしたときに電話やメールだけでなく、チャットサポートやリモートでのサポートがあると簡単に素早く解決できるでしょう。

中には、サポートを受けるための追加費用が必要になることもあるため、前もって確認しておくと良いでしょう。

おすすめの管理システムを知りたい方は、下記の記事もご覧ください。

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まとめ

保育業務をスムーズにするために、保育園の管理システムの導入が推奨されています。保育園管理システムの導入は、職員の作業負担を減らすだけではなく、保育の質の向上にも役立ちます。

導入する際は、この記事で紹介したポイントを比較し、自園のニーズに合った機能・サポート体制を提供しているシステムを選んでみてください。

保育士の採用をするなら保育のカタチがおすすめ

引用元：保育のカタチ

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保育のカタチは日本で唯一、幼保業界の「人」に関する問題解決に特化した専門家集団です。採用から社員教育、それらの仕組み化まで幅広く取り組んでおり、人手不足の保育業界の中で、幼保施設にとって最善のパートナーが見つかるようなお手伝いをしています。

採用がうまくいかず悩んでいる方はぜひ一度保育のカタチにご相談ください。