保育事務の仕事内容とは？実際の事例や求人のポイントも合わせて紹介！

はじめに

幼保業界では、保育士の事務作業の負担が大きい、という声をよく聞きます。

・子どもたちから離れないと作業ができない
・スキマ時間に作業をするのが難しい
・事務の仕事は残業か、持ち帰りになってしまう

など、保育室での保育と両立の難しさが負担を増やしてしまう要因になっていると考えられます。

今回は、幼保施設の保育事務の採用について、仕事内容や求人のポイントを事例を交えながらご紹介します。

幼保施設の問題解決にもつながる、保育事務の採用にご興味のある方はぜひ参考にしてみてください。

多くの幼保施設が専門の事務職員を求めている！？

弊社が幼保施設のヒアリングをさせていただく中でも、体感ですが70％〜80％以上の園で事務職の採用が必要だと感じていらっしゃいました。

保育士の仕事は保育だけでなく、制作、行事の企画・準備など多岐にわたり、事務作業についても一人が担当する範囲が（園によって違いはあれど）多いのが特徴です。

厚生労働省の資料でも、保育士の退職理由として、「仕事量が多い」、「労働時間が長い」という項目が上位に来ているように、保育以外の仕事の量が、当初の想定とギャップがあったことが退職の理由につながっています。

そこで、保育士の事務作業負担を軽減すべく、事務を専門に行う職員を採用しようという園が増えてきています。

以下、保育事務の仕事についてご紹介していきます。

保育事務の仕事内容とは？

保育事務の仕事内容はどのようなものなのでしょうか。
一般企業では、総務、経理、受付など細分化されている業務ですが、保育事務はその業務を一手に引き受ける、ということもあるようです。

外部への対応

・電話・来客対応
・保護者・職員対応
・備品管理・発注
・業者対応

外部から園への電話の受付や、来園した保護者さんへの対応、園の備品などを管理して発注するなどの業務です。
保育士との連携や、社外の人物への一般的な対応スキルが必要です。

経理関係の業務

・会計帳簿への記入
・職員の給与計算
・社会保険事務
・給食関係の経理

園内の経理関係の仕事などをする場合もあります。使用した経費などを帳簿に入力するなど、経理関係の業務や、給与計算に必要な出退勤の管理など、PC操作が必要な作業です。

勤怠管理

・シフト・人事管理

シフト作成を担当するケースもあり、各保育士と連携をとることが重要です。

園内の行事のスケジュール管理や、広報

・園内の行事・スケジュール管理

園内行事のスケジュールを管理したり、行った行事を保護者に向けて広報する、という業務です。こちらもPC操作などが必要な業務であると同時に、内容のヒアリングなど、保育士との連携が必要になります。

公的機関との業務

・行政・役所への対応・提出書類の作成

幼保施設を運営していると、公的機関からの連絡や公的機関に提出する書類作成の業務が発生します。基本的に前例踏襲が多い業務ですが、政策の変化によって様式などが変わることもあり、状況の変化に伴いアップデートをしながら進めていく必要があります。

保育事務に保育士資格は必要？

保育事務の仕事に保育士資格は必要ありません。
基本的に事務の仕事をコミュニケーションをとりながら進められる方であれば問題ない業務です。ただし、保育園のことをわかっている方が仕事がスムーズに進む面もあるので、募集している園がどのような人物を欲しているか、という点は注意が必要です。

例えば、

・保育の補助にも入ってほしいと思っているケース
・事務に専念してほしいと思っているケース

両者では業務内容や働き方に差が出てくると思いますので、
求職者は求人の情報や面接時に確認が必要です。

求人を出す園としては、どのような働き方をしてほしいと考えるのかは、募集前に明確にしておく必要があります。

事前に保育士へのヒアリングを通じて、保育のヘルプとしても必要なのか、完全に事務として業務をしてほしいのかを明確にしてから求人を作成しましょう。

実際の事例を紹介

実際に保育事務として働いている方にヒアリングをさせていただきました。
あくまで一部ですが、内容をご紹介します。

仕事内容について

・園の中での告示物や掲示物の作成
・園児募集のパンフレットやルールブックなど、園を円滑に回すために保護者さん向けのお知らせ作成
・監査の対応
・様々なツールの選定、使い方などの把握
・園内のマニュアル作成
・園長や主任とのコミュニケーション
・保育士とのコミュニケーション
・全体のバランス取りなど

1日の流れ（異業種から参入する方への内容）

出勤（周辺環境整備：保護者対応、電話対応）
請求管理
保護者の提出物のまとめ
監査に向けての衛生管理など
子どもたちの管理
就業規則など勤怠のアップデート
助成金関係の仕事など
取次
その他、その場で起きること全て

なぜ保育の事務をやろうと思ったのか

前職で一般企業の事務を行なっていた。
縁があって、自分のサポートや裏方的な能力が活かせるのではないかと思ったことがきっかけ。

保育事務として意識していること

・お客さまと一番近い方＝現場に立つ方（保育士さん）がどのぐらい働きやすくできるか、というところを一番大切にしている。
・裏方へのプロ意識を持っていると、色々なことが起きる幼保施設の中で感情への割り切りがうまくできるようになる。
・自分が事務としてどのような貢献ができるのか、というところを考えて動いている。
・自分の感情を優先させるよりも、組織としてどのように動くのか、円滑にするにはどうしたら良いか、今何ができるか、というところを考えて動いている。

保育事務の求人を成功させるポイント

保育事務に向いている人

保育事務に合う人の最低条件は、「子どもが好きなこと」
事務の仕事ができるから、というだけで、子どもが嫌いな人を採用してしまうのは後々ミスマッチにつながる可能性があります。

保育園で働く以上、現場には常に子どもたちがいます。子どもたちへの保育をよくするために、事務としてどう貢献できるか、という視点が重要で、事務作業の効率化はできたが子どもたちへの保育の質が下がった、というのは本末転倒。

この点から、子どもが好きな人を採用するのが第1条件になります。

また、保育士さんとの連携が取れることも重要な要素です。
保育士という特殊な仕事と環境を理解して、しっかりと連携をとりながら進められる方が向いています。

採用前から採用まで

保育事務の採用については、多くの園が人材として必要としているものの、園にとって初めてのポジションでの採用となれば、どのような業務範囲なのかをしっかりと明確にする必要があります。

採用後

採用後も、初採用のポジションになるので、以前との業務がどう変わったか、どう変更されていくか、どんな効果が出るか、というところを周知しながら体制を構築し、ブラッシュアップしていく必要があります。

特に、保育士さんとの連携は重要な要素なので、園としてしっかりと連携をとっていけるようにサポートしていくことが重要です。

どうやって連携をとっていけばよいか、マネジメントについては以下の記事も参考にしてみてください。

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

保育事務に関しては、保育士の負担軽減を担いつつ、求職者からも人気の高いお仕事です。
本記事を読んでいただき保育事務のお仕事の全体感を掴んでいただきつつ、採用の参考にしていただければ幸いです。

保育のカタチのクライアント様で、保育事務の採用に成功された幼保施設様もいらっしゃいます。
採用をお考えの方はぜひお気軽にご相談ください。