業務改善には保育園に管理システムを導入しよう！おすすめの管理システムやアプリを紹介

求人をかけても人材が集まらなかったり、すぐに退職して定着しなかったりと、保育士が不足して困っている園関係者の方もいるでしょう。保育士不足を解消することを目的とした業務改善をしようと検討中の方は、「管理システム」の導入がおすすめです。

この記事では、保育園の業務改善の必要性と管理システムの有用性について解説します。おすすめの管理システムも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

保育士の採用をするなら保育のカタチがおすすめ

引用元：保育のカタチ

保育士の採用をするなら保育のカタチがおすすめです。

保育のカタチは日本で唯一、幼保業界の「人」に関する問題解決に特化した専門家集団です。採用から社員教育、それらの仕組み化まで幅広く取り組んでおり、人手不足の保育業界の中で、幼保施設にとって最善のパートナーが見つかるようなお手伝いをしています。

採用がうまくいかず悩んでいる方はぜひ一度保育のカタチにご相談ください。

保育園では業務改善が必要

令和3年3月、厚生労働省より「保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン」が提示されました。

このガイドラインでは「保育士が保育に注力できるように周辺業務の効率化を目指す」という内容が記載されており、保育士の業務改善を行う手順と取組例が紹介されています。

近年、保育士不足が問題化しつつも、業務は複雑化しています。園長または管理者が中心となり、保育士が保育に集中できる環境づくりが、国から保育園に求められているのです。

業務改善には管理システムの導入が有効

保育の現場の人手不足を解消し、保育士の負担を軽減するために有効なのが、管理システムの導入です。保育園における管理システムとは、保育士のシフト管理や保護者との連絡業務、登降園管理などをパソコン上で管理できる仕組みです。管理システムを導入すれば、これまで各園がアナログな方法で運用してきた情報を、簡単に管理できるようになります。

また、1人1台パソコンを用意しなくても、タブレットやスマートフォンから利用できる管理システムもあります。便利なツールを導入すれば、保育士が子どもと向き合える時間が増えるだけでなく、雑務によるストレスも軽減できるでしょう。

保育園に管理システムを導入するメリット

保育園に管理システムを導入すると、園関係者と保育士の両方にメリットがあります。ここからは、メリットを詳しく解説していきます。

園関係者のメリット

管理システムを導入することで園関係者が得られるメリットは、以下の4つです。

• 残業代のコスト削減ができる
• 保育士の定着率が向上する
• 書類やデータが簡単に管理・集計・作成できる
• コスト削減した費用を人材確保に充てられる

園児のデータはもちろんのこと、保育士のシフトや経理など、これまでアナログな方法で管理していたものが、パソコン上で完結できます。

保育士のメリット

保育士にとっての最大のメリットは、業務効率化です。保育日誌や連絡帳、排便や検温の記録など、これまで手書きで行っていた業務が簡略化されます。タブレットまたはスマートフォンから使用できる管理システムなら、お昼寝中などのまとまった時間ではなく、5～10分程度のスキマ時間でも作業が可能です。

また、欠席・遅刻・早退、延長や預かり時間の変更を含む保護者とのやり取りも、アプリ上で完結するため、電話対応もなくせます。保護者へのお知らせも、アプリで一斉通知をするだけで完了するため、配布する手間がありません。

管理システムでできること

ここからは、多くの管理システムに搭載されている、主な機能を紹介します。

管理業務の効率化機能

管理業務の効率化を促進する主な機能は、以下の5つです。

• 園児の情報管理
• 登降園記録
• 資料の作成
• 納付金や請求の管理
• 保育士のシフト作成や勤怠管理

特に、園児の情報管理は、日々の保育で大いに役立ちます。これまでの保護者との連絡履歴や健康状態などが、スマートフォンから簡単にチェックできます。紙に記入する必要がなくなるため、作業効率がアップするでしょう。

保護者との連携機能

保護者と連携するための主な機能は、以下の3つです。

• 欠席・遅刻・早退などの連絡受付
• お便りやお知らせの一斉配信
• 延長保育や預かり保育、イベント参加の予約管理

欠席や遅刻などに関する連絡受付は、管理システムを導入すれば、電話対応の必要はなくなります。また、口頭やメモでの連絡もなくなるため、共有ミスの防止にもつながるでしょう。

情報共有について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。

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保育園のサービス向上に役立つ機能

保育園のサービス向上に役立つ主な機能は、以下の3つです。

• 成長記録や保育の様子を公開する機能
• 写真の管理と販売
• 園バスの位置情報共有

この中でも、成長記録や保育の様子を公開する機能は、保護者にとってうれしいサービスです。保育園であった出来事や成長の様子を、保育士が手書きで伝えるには時間がかかります。管理システムには写真や動画を簡単に共有できる機能が搭載されているものもあり、安心感や満足度アップにもつながげられるでしょう。

保育園に管理システムを導入する際のポイント

管理システムを取り扱っている企業は多く、それぞれ特徴や機能が異なります。迷ったときには、以下のポイントを参考にすると良いでしょう。

• 保育士や保護者にとってわかりやすく使いやすいシステムなのか
• スマートフォンやタブレット端末から操作できる機能は充実しているか
• セキュリティは万全か
• 導入するにあたって国や自治体から補助金が支給されるか

この中でも、スマホからアクセスできる機能が充実している管理システムがおすすめです。お便りの印刷もスマホからできると、PCを立ち上げる手間がかかりません。

おすすめの管理システム・アプリ5選

ここからは、多くの保育園で導入されている管理システムを5つ紹介します。

1. Child Care System
2. CoDMON
3. ルクミー
4. きっずノート
5. kidsly

Child Care System

引用元：Child Care System 公式サイト

• グループ会社が運営する保育園の現場の声をツールに反映
• 特許取得の「シフト作成」機能、保護者とつなぐ「連絡帳アプリ」など多彩なサービスを提供
• 保育園や認定こども園など、950施設に導入実績あり

Child Care System（チャイルドケアシステム）は、実際の現場の声や事例を受けて開発された管理システムです。3つのプランが提供されており、必要なツールのみを使用できます。まずは、トライアルプランを契約し、使い勝手を確かめてから別ブランへの移行も可能です。

CoDMON

引用元：CoDMON（コドモン）｜業界シェアNO.1 保育・教育施設向けICTシステム

• シンプルかつ使いやすい機能で、保育士一人あたり約1時間の業務時間を短縮
• 「登降園・出退勤管理」「帳票管理」「シフト管理」など、必要なオプションを月単位で選んで申し込める
• 連絡帳だけでなく日々の活動写真や動画を保護者と簡単に共有できる

CoDMON（チャイルドケアシステム）は、シンプルかつ使いやすい管理システムです。パソコンが苦手な保育士でも、直感的に操作できるでしょう。また、必要なオプションは月単位で契約できるため、一部分のみ、試しに管理システム化してみたいという現場の声にもこたえられます。

※101名以降、定員100名ごとに5,500円（月・税込）を加算
※オプションサービス使い放題プラン（月27,500円～）あり

ルクミー

引用元：保育ICT・研修サービス【ルクミー】ルクミーシリーズ導入数16,000件以上

• 全国47都道府県の保育園やこども園などで、導入件数16,000件以上を達成
• 必要な機能はオプションで選択可能なので、月額費用を抑えられる
• 個人情報と児童の記録を守るシステムが強化されている

ルクミーは「プライバシーマーク取得」「24時間365日の監視と通信の暗号化」「データ耐久性99.9%の自動バックアップ」を搭載しており、安心して利用できます。また、スタンダードプランでは各種機能とWi-Fiレンタル代も月額に含まれており、契約してすぐに管理システムを活用できます。

きっずノート

引用元：きっずノートサポートセンター

• 国内・海外合わせて85,000以上の施設で利用されている
• 連絡帳やお知らせなどシンプル操作で作成可能。写真や動画も添付できる
• 100か国語以上の自動翻訳機能があり、日本語が苦手な外国人の保護者とのコミュニケーションも円滑になる

加入者累計430万以上を誇るきっずノートは、全国私立保育連盟からも推奨されているアプリです。シンプル操作でわかりやすく、初めて管理システムを導入する保育園にもおすすめです。

※年間一括払い6万6,000円（税込）もできるが割引はナシ

kidsly

引用元：キッズリー | 保育士が紹介したい保育ICTサービスNo.1

• 保育施設で頻繁に使う便利機能のみに厳選
• 使いやすいのではじめてICTサービスを導入する園でも安心
• 基本料金は保育園、保護者共に無料。保育園は有料オプションあり

kidsly（キッズリー）は基本的な機能を無料で使用できる管理システムで、導入園は全国で2,200園を突破しています。シンプル操作で使いやすく、管理システムを導入するか迷っている保育園でも、お試しできる手軽さが魅力です。

有料オプションプランでは、通信回線と専用タブレット端末もレンタルできるため、事前準備不要で管理システム化できます。

管理システムの導入時はICTの補助金を活用しよう

保育園などにおけるICT化を推進する事業の一環として、導入するさいにICT補助金を活用ができます。保育業務を管理システム化するにあたり、国または地方行政機関が補助金を支給する制度です。

厚生労働省が管轄しているものの、実施の有無や条件、時期や内容は所属している自治体によってさまざまです。都道府県または市区町村に条件を確認してみてください。

保育園を運営に活用できる補助金について、詳しく知りたい方は下記の記事もご覧ください。

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まとめ

保育の現場では事務作業に多くの時間を取られ、心にゆとりのある状態で子どもと向き合えない課題を抱えている園長や管理者の方もいるでしょう。

管理システムを導入すれば業務が簡略化されるだけでなく、保護者の安心感にもつながります。この記事を参考にしつつ、管理システムの導入を検討してみてください。

保育士の採用をするなら保育のカタチがおすすめ

引用元：保育のカタチ

保育士の採用をするなら保育のカタチがおすすめです。

保育のカタチは日本で唯一、幼保業界の「人」に関する問題解決に特化した専門家集団です。採用から社員教育、それらの仕組み化まで幅広く取り組んでおり、人手不足の保育業界の中で、幼保施設にとって最善のパートナーが見つかるようなお手伝いをしています。

採用がうまくいかず悩んでいる方はぜひ一度保育のカタチにご相談ください。