【採用担当者必見！】小規模園でも始められる！採用説明会の基礎

はじめに

皆さんの園では採用のための説明会を実施していますか？

採用説明会は、求職者に自園のことを理解してもらう重要な機会です。

・ウチは説明会をやるほど規模が大きくないし
・準備が大変そう
・会場などを押さえないとできない

などの理由から、なかなか採用説明会の開催に踏み切れない園もあると思います。
大規模な説明会のイメージをされている方が多いのではないでしょうか。

コロナ禍を経て、採用業界も大きく様変わりした今、
小規模な園でも採用説明会を開催することが容易になりました。

この記事では、今まで採用説明会を実施したことのない園が、採用説明会を始めるに当たって準備することをご紹介します。

小規模園にこそ説明会が大事

小規模園は知名度が高くない場合が多く、自園のことを知ってもらえる機会が少ないでしょう。もしそんな中で園の情報からHPに足を運んでくれた人がいた場合、説明会があることで、より深く自園の魅力を伝えることができるようになります。

大規模な説明会である必要はなく、例えば定員5名ほどの説明会でも、オンラインで開催することが可能な時代になりました。

特に今後応募してくる求職者は、デジタルツールでオンライン講義を受けているような世代がほとんどで、オンライン説明会に対する嫌悪感などはありません。

園が、食わず嫌いをせずに小規模なオンライン説明会を開催してみてはいかがでしょうか。

説明会には以下のようなメリットがあります。

採用説明会のメリット

説明会は下記のようなメリットがあります。

・一度に多くの採用候補を獲得できる
・早期に候補者と接触できる
・文字では伝えられないことを直接伝えられる

一つずつご紹介していきます。

一度に候補者を獲得できる

説明会は、1度の説明で複数の候補者に対して同時に園の魅力をPRすることができます。1対1で説明するよりもコストや工数がかからず、効率の良い方法です。

早期に候補者と接触できる

説明会では特に参加制限をしなければ、年次に関係なく出席してもらうことが可能です。近年では採用活動の早期化が進んでいます。説明会で関係を作った学生と、その後もコンタクトを取り続けることで、就職活動本番の時期に候補にあげてもらいやすくなります。

文字では伝えられないことを直接伝えられる

いざ就職活動を始めた際に目にするのは文字情報、良くてホームページの写真などです。しかし、説明会であれば、園の関係者から直接園の情報を聞けると同時に、双方向でのコミュニケーションが可能です。オンラインをおすすめしましたが、園で実施する説明会であれば、より園の雰囲気を体感してもらえるでしょう。

採用説明会の目的

採用説明会の目的は大きく2つあります。
まずは、「園のことを知ってもらい、採用候補にする」ということと、「採用候補から選考に進んでもらう」ことです。
候補者の状態に応じて、2つの説明会を使い分けることで、より効果の高い説明会にすることが可能です。

園のことを知ってもらい、採用候補にする

就・転職活動が始まったばかりのタイミングでは、まだ応募する園などが決まっていない状態です。その状態の参加者に応募を促しても、なかなかよい結果は得られません。
まずは自園の理解を深めてもらうために説明会を開催して、理解が深まったところで選考に進んでもらうことが重要です。

採用説明会で重要なことは、参加者の聞きたいことに答える、ということです。

参加者の印象の悪かった説明会は、

・担当のプレゼンテーションが下手
・社員や役員の印象が悪い
・HPに書いてあるような内容だった
・段取りが悪かった
・社員が高圧的
・不要な話が長々とされた

と、なかなかシビアです。

では、実際に参加者が聞きたいことはどのような内容なのでしょうか。

参加者の聞きたいことに答える

全業種の話にはなりますが、マイナビの調査によると、説明会で聞きたいことの内容は以下のようなものになります。

具体的な仕事内容（53.6％）
社風・社内の雰囲気（46.5％）
入社後のキャリアモデル（33.1％）
企業が求める能力・人材像（32.2％）
入社後の待遇（28.1％）
採用スケジュール（26.8％）
若手社員の話（23.4％）

この結果を見ると、説明会の参加者は、実際に働いたときのことがイメージできるような内容を具体的に求めているということが分かります。

どのような理念をもち、具体的にどのような働き方なのか、しっかりと伝えることが重要です。

採用説明会の作り方

具体的にはどのような説明会にすれば良いのでしょうか。
説明会の基本的な段取りをご紹介します。

次に、一般的な説明会の内容をご紹介します。

会社概要

とにかく分かりやすく、興味を引くことが重要です。
沿革をエピソードを交えて面白く話してみる、発表者が入社した経緯を話してみる、など、いわゆる「つかみ」の部分で興味を引き、事前の下調べでは分からないような内容を提供すると、面白さが増します。

仕事の内容

幼保施設の求職者は、ほぼ保育実習の経験者なので、どのような仕事をするかは体感している方が多いです。
重要なのは、その園ならではの行事だったり、その園ならではの仕事をより具体的にイメージできること。
ある保育士の1日を題材に、園でのタイムスケジュールを伝える、というのは人気がある伝え方ですが、特に自園の雰囲気がよくわかるような工夫をしてみましょう。

今後の展望・メッセージ

理事長や園長など、幹部から今後の展望とビジョンの共有をします。もし幹部が話すことで印象が悪くなりそうであれば、あえて幹部ではないメンバーに話してもらうということも考えておくのがおすすめです。

もし幹部が高圧的な態度やメッセージを発した場合、園で日常的にその姿勢でいるということが分かってしまったら、応募に悪影響が出てしまいます。

特に小規模園で、ざっくばらんな交流を目的にした説明会であれば、中堅クラスの社員が丁寧に話す方が好感をもたれる可能性もあります。

先輩社員との交流

説明会への参加人数にもよりますが、求職者が知りたいのは実際の園の雰囲気です。どのような働き方をしているのかを具体的に、かつ、ざっくばらんに質問をしてもらうためには、座談会のような形で行うのがおすすめです。

特に、参加する社員は以下の点をポイントに選別するのをおすすめします。

・園のことが大好き
・複数の園で働いたことがある

複数の園で働いたことがあれば、他園との比較の視点で自園の魅力を語れます。
求職者もより客観的な視点で評価ができるのでおすすめです。

採用情報

求職者の聞きたいことを概ね伝えられたら、募集要項と今後の選考のプロセスについて説明します。
ここで具体的な次のアクションを明確にしてあげることが重要です。
説明会に参加したけど、次にどうすればいいの？となった状態が続くと、求職者は離れていってしまいます。
具体的にプロセスと次のアクションを伝えましょう。

アンケート

最後に、説明会に対してのアンケートを取ります。
求職者のニーズを引き出すことで、次回の説明会への改善に繋げたり、新たな施策へのヒントにもなります。
提出してから退出という流れを作って、必ず提出してもらう仕組みにしておくことが重要です。

採用説明会実施後

説明会の実施後は、定期的に連絡を取ることで、採用候補として理解を深めてもらうことが重要です。
例えば相談会のお知らせ、園見学のお知らせ、など、定期的にコンタクトを取りながら、選考に進んでもらえるようにしていきます。

ここで候補者を囲い込むことができれば、採用時に競合に比べて一歩優位に立つことができます。

注意点

ここで、説明会の注意点をご紹介します。
説明会では、内容も重要ですが、段取りや対応での印象が求職者の志望度に大きく関わってきます。

資料はとにかく分かりやすく

まず説明会の資料はとにかく分かりやすく作成しましょう。

・求職者がその場ですぐ理解できる
・求職者が具体的にはたらくイメージをつけられる
・求職者が「この園に応募しよう」と志望度を高める

上記の3つのポイントをおさえることが大切です。

担当者の印象が全て

求職者が園での働き方をイメージする際に、説明会での対応の印象がそのまま園の印象になるといっても過言ではありません。
仮にもし、説明会で高圧的な対応であったり、印象の悪い対応があったならば、普段の園でもそのような対応をしていると推測されてしまいます。

できる限り丁寧に、未来の自園の仲間を歓迎するつもりで対応することが重要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
まずは小規模なオンラインの説明会から始めてみてはいかがでしょうか。
会場の準備も必要なく、費用もかかりません。
近隣の養成校にチラシを置く、HPで案内するなど、申し込みを募って試してみましょう。

最初から人が多く集まることはないものと考えて、少しずつ改善していくことが重要です。
是非この記事を参考にしてみてください。