【園長の悩みのタネ】保育園のシフトを組むのが難しい？上手なシフトの組み方を徹底解説！

保育士の人数や勤務時間がさまざまで、保育園のシフト作成が難しいことが多いです。人事は、部署全体の安定的な運営に必要な人数のシフト作成をスムーズに行うことが求められます。そんな難しい保育園のシフトですが、どのように組めば全員が気持ち良く働けるようになるのでしょうか。

今回の記事では、保育園のシフト作成で人事が考慮すべきポイントを解説します。シフト作成に苦戦している人事の方はぜひ参考にしてみてください。

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引用元：保育のカタチ

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保育園のシフト作成はどうして難しい？

保育園のシフト作成は、他の産業と比べて複雑で難易度が高いです。なぜなら、労働基準法や国の配置基準を守るだけでなく、保育士の人数や能力、子どもの年齢構成、保護者の要望などさまざまな要素を考慮しなければならないからです。

労働基準法を守らないといけない

保育園には、保育士に対する労働基準法に沿った時間外労働の制限が設けられています。保育園のシフト作成では、各保育士の勤務時間を適切に組み合わせ、労働時間を守る必要があります。

国の配置基準を守らないといけない

保育園には、国の配置基準が設けられています。国の配置基準では、保育士の数に応じて子どもの年齢や保育園の利用者数などに応じた最低人数を確保することが求められています。つまり、保育園では、常に最低限の保育士数を確保し、その上でスムーズなシフト作成を行わなければならないのです。

残業時間を把握するのが難しい

採用担当者は、保育士が残業することが少ないシフトを作成することが必要です。

保育園のシフト作成では、保育士の残業時間を把握することが大切です。しかし、保育園での仕事は予期せぬトラブルや急患により、残業時間が長くなることがあります。シフトを作成する際には、計画的に保育士の勤務時間や週休日などを設定し、労働基準法に適合したシフトを作成することが求められます。

保育士同士の組み合わせを考えないといけない

採用担当者は、保育士の人間関係や相性についても知り、シフト作成に反映させることが求められます。

保育士同士の相性や性格によって、同じシフトに配置することが難しいことがあります。特に、トラブルが起きたり、子どもたちの状態が悪化したりした場合には、適切な対応が必要です。保育園の人事は、保育士同士がスムーズに協力できるような組み合わせやチーム編成などにも注意を払う必要があります。

子どもとの相性も考えないといけない

保育園で働く保育士が最も大切な仕事は、チームワークのもと、子どもたちの安全と心身の発達をサポートすることです。そのためには、保育士と子どもの組み合わせも考えなければなりません。

子どもたちが保育士が仲良くしたり、一緒に遊んでくれたりすることによって安心感を持ってくれることもあります。そのため、子どもとの組み合わせには配慮する必要があります。

勤務時間の振り分けが難しい

保育園で最も一般的なシフトは、「早番」「中番」「遅番」の3交代制です。多くの保育士が同じ時間帯に仕事を希望するため、すべての保育士に希望通りの勤務時間を割り振ることはできません。そのような場合には、公正に割り振るためのルールを設け、保育士たちと協力して進めることが大切です。

早番

早番は、保育園の開園前に出勤して園内の準備をしていく役割があります。

おむつ交換用のテーブルを片付けたり、朝の会の準備をしたりすることが仕事として挙げられます。保育の時間になると、子どもたちを迎え入れて保育をスタートします。

中番

中番は、保育のピークとも言える時間帯の勤務です。

子どもたちが保育園に入園してから帰るまでの時間帯を担当します。お昼ごはんやおやつの補助、園内の清掃、運動会や発表会の練習、子どもたちとの遊びなど、幅広い業務を担当します。

遅番

遅番は、子どもたちが保育園を離れるまでの時間帯を担当します。

夕方から夜にかけての時間帯に保育を行い、送り迎えを行います。また、園内の片付けや洗濯物の処理などの業務も担当します。

保育園のシフト作成においては、各勤務時間帯で必要な保育士の数を均等に分けることが求められます。また、勤務時間帯ごとに担当する業務や子どもたちの年齢層を配慮したスタッフの組み合わせも重要です。さらに、勤務時間帯のバランスだけでなく、社員の通勤時間や勤務の希望時間にも配慮する必要があります。

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保育園の上手いシフトの組み方

保育園において、保育士のシフトを上手く組むことは、安定した運営や保護者の信頼獲得につながる大事な要素です。ここでは、保育士のシフトを上手く組むための方法をいくつか紹介します。

ルールを決めてシフトを作成する

シフトの組み方には、さまざまな方法がありますが、どの保育園でも最低限守るべきルールを決めましょう。

勤務時間や休日の取り方、シフトの決定方法などです。決まったルールに則ってシフトを組むことで、保育士同士や採用担当者との認識のズレを避けることができます。

保育士の希望を尊重するようにする

保育士は、それぞれのライフスタイルや家庭環境に合わせて働くため、シフト希望を出すことがあります。人事は、保育士のシフト希望を尊重する必要があります。

また、保育士によって「平日に休みが欲しい」「週に1回は夕方に帰りたい」など、希望が異なります。そのため、保育士の希望を確認するアンケートを取り入れる、希望に優先順位や条件をつける、コミュニケーションを積極的に取るなどして、できる限り希望通りのシフトを組むよう努めましょう。

保育士の特徴やキャリアにあわせて作成する

シフトを組む際には、保育士の特徴やキャリアにも配慮することが求められます。

例えば、経験豊富なベテラン保育士は、新人保育士の指導やフォローに携わることが多く、それに合わせてシフトを組む必要があります。

また、保育士には、得意分野や専門的な資格を持っている人もいます。そのような場合には、スケジュールを組む際に、保育士がスキルや知識を活かす仕事を割り当てるなど、工夫が必要です。

保育士同士の組み合わせも考える

保育士同士の相性や仕事の得意不得意によって、保育園の運営に影響を及ぼすことがあります。例えば、協調性がない保育士同士をシフトに組んでしまうと、保育園内の雰囲気を悪化させることになるかもしれません。

そのような問題を回避するためにも、保育士同士の関係性や仕事の性質に合わせたシフトを組むようにしましょう。

保育園のシフトの作成方法

保育園のシフトを作成する方法は、手書き、エクセル、シフト作成ツールの3つが主流です。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、保育園のサイズや規模に合わせて選択することが大切です。

手書きで作成する

手書きでシフトを作成するメリットとして、手軽でコストがかからない点が挙げられます。また、細かい設定が不要な場合や、担当者同士のコミュニケーションが十分取れる場合に適しています。しかし、手書きで作成したシフトは、修正が難しいというデメリットがあります。また、休暇や残業になったとき、都度直すのが対応が大変という問題もあります。

エクセルで作成する

エクセルを用いてシフトを作成するメリットは、修正が簡単であるという点です。また、シフトの自動作成や過去のシフトの参照ができるため、シフト作成の効率化にもつながります。

エクセルに慣れていない場合や、エクセルシートを組むまでは作成に手間がかかるという課題もあります。

シフト作成ツールで作成する

シフト作成ツールを用いたシフトの作成方法は、多くの保育園で導入されています。ツールを使用することで、シフトの自動作成やスキマ時間の自動埋め合わせなどが可能になり、業務の効率化につながります。

また、複数人で作業ができることや、担当者からの希望の反映が容易になることなど、メリットが多いです。しかし、ツールの導入にはコストがかかる場合があるため、慎重に検討する必要があります。

【まとめ】うまくシフトを組んで快適な職場を目指そう

保育園では、保育士の人数や勤務時間を照合し、法律にも適合したシフトを作成しなければなりません。残業時間の短縮、保育士同士の相性、子どもとの相性など、組織の協調性や適切な人材配置を図りながら、労働環境の改善や保育士のストレス低減につなげることが大切です。

適切なシフトの作成方法を選択することで、保育園の運営が効率化し、スムーズな運営を実現することができます。人事はこのようなポイントを押さえてシフトを作成し、円滑で安定した運営を目指しましょう。

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引用元：保育のカタチ

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